Về việc ban hành điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ

Cơ quan ban hành

Hội đồng Chính phủ

Người ký

Phạm Văn Đồng

Ngày ban hành

28/09/1963

Ngày hiệu lực

13/10/1963

Mục lục (48 điều)

1. Điều 1. Nay ban hành, kèm theo nghị định này, bản điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
2. Điều 2. Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, các ông Bộ trưởng các Bộ, các ông Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, các ông Chủ tịch Ủy ban hành chính các khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành nghị định này.
3. Điều 1. Công văn, giấy tờ của các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, để báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, để ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết.
4. Điều 2. Những công việc chính của công tác công văn, giấy tờ là:
5. Điều 3. Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ theo đúng mọi quy định của Nhà nước.
6. Điều 4. Về hình thức, một công văn phải có: tiêu đề, nơi gửi, ngày gửi công văn, số và ký hiệu của công văn, dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của công văn (nếu là công văn mật hoặc khẩn), văn bản kèm theo công văn (nếu có), dấu của cơ quan gửi và chữ ký của Thủ trưởng cơ quan gửi công văn hoặc người được ủy quyền ký.
7. Điều 5. Tiêu đề của công văn gồm tên cơ quan gửi công văn, trích yếu của công văn. Tiêu đề này ghi ở góc trên bên trái công văn; trích yếu của công văn phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nội dung của công văn.
8. Điều 6. Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời các “công văn đến” của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể ủy nhiệm cho cán bộ phụ trách các bộ môn của cơ quan giải quyết một số loại công văn, giấy tờ tuỳ theo khả năng và cương vị công tác của mỗi người, nhưng phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những công việc, giấy tờ đó.
9. Điều 7. Để giúp Thủ trưởng cơ quan nắm được toàn bộ tình hình công việc của cơ quan; việc quản lý “công văn đến” và công văn đi” ở mỗi cơ quan phải do một cán bộ phụ trách.
10. Điều 8. Để giúp cho thủ trưởng cơ quan, cho Chánh, Phó văn phòng, Trưởng, Phó phòng hành chính làm được việc quản lý thống nhất “công văn đi” và “công văn đến” nói ở điều 7 trên đây, trong mỗi cơ quan có một bộ phận hoặc người chuyên trách việc tiếp nhận “công văn đến” và gửi “công văn đi”.
11. Điều 9. Tất cả “công văn đi” và “công văn đến” đều phải vào sổ để tiện theo dõi công việc và tìm kiếm công văn khi cần thiết.
12. Điều 10. Nhiệm vụ của Chánh, Phó văn phòng, Trưởng, Phó phòng hành chính của mỗi cơ quan là xem xét các “công văn đến” để:
13. Điều 11. – Tất cả “công văn đi” do Thủ trưởng, Phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính xem xét về các mặt thủ tục thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi.
14. Điều 12. Thảo công văn là một công việc quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ.
15. Điều 13. Bản thảo công văn phải do chính người có trách nhiệm ký công văn hoặc người được Thủ trưởng cơ quan giao trách nhiệm duyệt.
16. Điều 14. Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về công văn mình đã ký.
17. Điều 15. Thủ trưởng, Phó thủ trưởng các cơ quan phải ký các công văn nói đến những vấn đề quan trọng như phương châm, chính sách, chương trình, chủ trương, kế hoạch công tác, những báo cáo, những công văn xin chỉ thị cấp trên, những nghị định, thông tư, chỉ thị về công tác gửi cấp dưới, các giấy giới thiệu, công lệnh, chứng minh thư cấp cho cán bộ giữ chức vụ điều khiển ở cơ quan và giấy giới thiệu, công lệnh cấp cho cán bộ, nhân viên đi làm những công tác quan trọng…
18. Điều 16. Đối với các công văn ngoài những công văn nói ở điều 15 trên đây, thì cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy nhiệm ký thừa lệnh.
19. Điều 17. Công văn do người không có thẩm quyền ký thì không có giá trị, cơ quan nhận được công văn này phải gửi trả lại ngay cho cơ quan đã gửi, và nói rõ là không có giá trị.
20. Điều 18. Trước khi đưa ký công văn, người đưa ký phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.
21. Điều 19. Gửi công văn giữa các ngành, các cấp, phải theo đúng hệ thống tổ chức của bộ máy Nhà nước.
22. Điều 20. Người ký công văn phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi công văn.
23. Điều 21. Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.
24. Điều 22. Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản ở trong hồ sơ theo thứ tự ngày tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau, làm cho mỗi hồ sơ phản ánh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan đối với việc nói ở trong hồ sơ.
25. Điều 23. Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm điểm lại các hồ sơ, tài liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan hồ sơ, tài liệu các việc đã xong, và danh sách những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp.
26. Điều 24. Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan hoặc các kho lưu trữ trung ương hay địa phương để tra cứu và sử dụng khi cần thiết, gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
27. Điều 25. Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể nhân dân và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các chính quyền cũ mà ta còn giữ được là tài sản lịch sử quý báu của Nhà nước. Không một cơ quan hoặc cá nhân nào được chiếm các hồ sơ, tài liệu này để dùng riêng, hoặc hủy hoại những hồ sơ, tài liệu ấy, trừ trường hợp tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ xét ra không còn tác dụng nói ở điều 35 dưới đây.
28. Điều 26. Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng có nhiệm vụ quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ công tác lưu trữ của các cơ quan Nhà nước và các đoàn thể nhân dân trong toàn quốc.
29. Điều 27. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của mỗi cơ quan là:
30. Điều 28. Nhiệm vụ của các kho lưu trữ Trung ương và địa phương là:
31. Điều 29. Cán bộ phụ trách các kho lưu trữ ở Trung ương và địa phương có trách nhiệm cấp bản sao các giấy chứng nhận, các văn bằng hoặc tài liệu không có tính chất bí mật cho người đương sự, nếu hồ sơ, tài liệu về các việc này đã được đem nộp vào kho lưu trữ.
32. Điều 30. Các ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng và bí mật, như Công an, Quốc phòng, Ngoại giao được lập kho lưu trữ riêng nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ.
33. Điều 31. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.
34. Điều 32. Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu nhận.
35. Điều 33. Biên bản nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ Trung ương và địa phương phải làm thành hai bản để nơi nhận và nơi nộp, mỗi nơi giữ một. Mẫu biên bản nay do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.
36. Điều 34. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của một cơ quan này được sát nhập vào một cơ quan khác hoặc của hai cơ quan nhập làm một cơ quan mới do bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan được sát nhập và cơ quan mới lập tiếp nhận và giữ gìn.
37. Điều 35. Chỉ được phép tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quyết định của Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thẩm quyền.
38. Điều 36. Thành phần Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ quy định như sau:
39. Điều 37. Khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được Hội đồng đánh giá nói ở điều 36 trên đây cho phép, phải làm biên bản và có sự chứng kiến của Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính của cơ quan.
40. Điều 38. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ đang giữ và có “tủ thẻ hồ sơ” tài liệu lưu trữ để dễ tra cứu và tìm kiếm.
41. Điều 39. Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các bộ phận, phòng và kho lưu trữ do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.
42. Điều 40. Các xí nghiệp, các cơ quan làm việc khoa học, kỹ thuật phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành hai loại: hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính và hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ thuật.
43. Điều 41. Để tránh ẩm, mốc và mối mọt, để bảo vệ bí mật của Nhà nước, nơi để hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải là những phòng cao ráo, thoáng khí và có cửa, khóa chắc chắn.
44. Điều 42. Các xưởng phim, các cơ quan nhiếp ảnh, đài phát thanh phải có bộ phận lưu trữ có trang bị cần thiết để bảo quản các phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…
45. Điều 43. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn luôn được sắp xếp gọn gàng để có thể di chuyển nhanh chóng khi cần thiết.
46. Điều 44. Các quy định trước đây trái với điều lệ này đều bãi bỏ.
47. Điều 45. Mỗi cơ quan phải căn cứ vào bản điều lệ này mà làm bản quy định chi tiết về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của cơ quan.
48. Điều 46. Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc việc thi hành điều lệ này.